Délais de conservation et d'archivage des documents

Sources : service-public.fr, le site officiel de l’administration française.

Tout document émis ou reçu par une entreprise dans l'exercice de son activité doit être conservé pendant certaines durées minimales (rien n'empêche l'entreprise de l'archiver plus longtemps). Ces délais de prescription (induits par les délais de reprise de l'administration, délais pendant lesquels elle peut mener des contrôles à posteriori) varient en fonction de la nature du document.

 

Document civil et commercial

Type de document

Durée de conservation

Texte de référence

Contrat conclu dans le cadre d'une relation commerciale

5 ans

art. L.110-4 du code de commerce

Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur

2 ans

art. L.137-2 du code de la consommation

Contrat conclu par voie électronique

(à partir de 120 €)

10 ans à partir de la livraison ou de la prestation

art. L.134-2 du code de la consommation

Contrat d'acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers

30 ans

art. 2227 du code civil

Correspondance commerciale

5 ans

art. L.110-4 du code de commerce

Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire...)

5 ans

art. L.110-4 du code de commerce

Document de transport de marchandises

5 ans

art. L.110-4 du code de commerce

Déclaration en douane

3 ans

art. 16 du règlement européen n°2913/92 du Conseil du 12 octobre 1992

Police d'assurance

2 ans à partir de la résiliation du contrat

art. L.114-1 du code des assurances

Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle)

 

5 ans à partir de la fin de la protection

art. 2224 du code civil

Dossier d'un avocat

5 ans à partir de la fin du mandat

art. 2225 du code civil

 

Pièce comptable

Type de document

Durée de conservation

Texte de référence

Livre et registre comptable : livre journal, grand livre, livre d'inventaire...

10 ans à partir de la clôture de l'exercice

art. L.123-22 du code de commerce

Pièce justificative : bon de commande, bon de livraison ou de réception, facture client et fournisseur...

10 ans à partir de la clôture de l'exercice

art. L.123-22 du code de commerce

 

 

Document fiscal

Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans à partir de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis.

Type de document

Durée de conservation

Texte de référence

Impôt sur le revenu et sur les sociétés

6 ans

art. L.102 B du livre des procédures fiscales

Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel

6 ans

art. L.102 B du livre des procédures fiscales

Impôts sur les sociétés pour l'EIRL, des sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles, sociétés d'exercice libéral)

6 ans

art. L.102 B du livre des procédures fiscales

Impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l'audiovisuel public)

6 ans

art. L.102 B du livre des procédures fiscales

Cotisation foncière des entreprises (CFE) et CVAE

6 ans

art. L.102 B du livre des procédures fiscales

Taxes sur le chiffre d'affaires (TVA et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d'assurance...)

6 ans

art. L.102 B du livre des procédures fiscales

Attention : les délais sont portés à 10 ans, en cas d'activité occulte : fraude fiscale, travail dissimulé, absence de déclaration, activité illicite... C’est pourquoi nous vous recommandons de conserver l’ensemble de ces documents durant 10 ans.

 

 

Document social (société commerciale)

Type de document

Durée de conservation

Texte de référence

Statuts d'une société, d'un GIE ou d'une association (le cas échéant, pièce modificative de statuts)

5 ans à partir de la perte de personnalité morale (ou radiation du RCS)

art. 2224 du code civil

Compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe...)

10 ans à partir de la clôture de l'exercice

art. L.123-22 du code de commerce

Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société (+ documents de la société absorbée)

5 ans

art. 2224 du code civil

Registre de titres nominatifs. Registre des mouvements de titres. Ordre de mouvement. Registre des procès-verbaux d'assemblées et de conseils d'administration

5 ans à partir de la fin de leur utilisation

art. 2224 du code civil

Feuille de présence et pouvoirs. Rapport du gérant ou du conseil d'administration. Rapport des commissaires aux comptes

3 derniers exercices

art. L.225-117 du code de commerce

 

Gestion du personnel

Type de document

Durée de conservation

Texte de référence

Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique)

5 ans

art. L.3243-4 du code du travail

Registre unique du personnel

5 ans à partir du départ du salarié

art. R.1221-26 du code du travail

Document concernant les salaires, primes, indemnités et soldes de tout compte

5 ans

art. 2224 du code civil

Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires

3 ans

art. L.244-3 du code de la sécurité sociale et art. L.169 A du livre des procédures fiscales

Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait

3 ans

art. D.3171-16 du code du travail

Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d'astreinte et de leur compensation

1 an

art. D.3171-16 du code du travail

Observation ou mise en demeure de l'inspection du travail. Vérification et contrôle du CHSCT

5 ans

art. D.4711-3 du code du travail

Déclaration d'accident du travail auprès de la caisse primaire d'assurance maladie

 

5 ans

art. D.4711-3 du code du travail

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