Vos obligations et votre échéancier social

Vos obligations sociales en qualité d’employeur

Est présenté ci-après un résumé des obligations courantes. Notre équipe est à votre disposition pour toute demande spécifique.

 

  • Déclaration Préalable A l’Embauche (DPAE) : A adresser à I’URSSAF (www.due.urssaf.fr) au plus tôt 8 jours avant l’embauche et au plus tard le dernier jour ouvrable avant l’embauche lorsque son envoi se fait par pli recommandé ou juste avant celle-ci en cas d’envoi par fax ou par moyens télématiques.
    • Le non-respect de l’obligation de déclaration est susceptible d’être sanctionné au titre du travail dissimulé et entraîne une pénalité dont le montant est égal à 300 fois le minimum garanti prévu par la loi.
    • L’accusé de réception contient un volet détachable qui doit être remis au salarié. La non-production est passible de sanction : amende de 4ème classe (personne physique 750 € - personne morale 3.750 €).
  • Document unique sur l’évaluation des risques professionnels dans l’entreprise. Appréciation des risques liés à la pénibilité.

 

  • Inscription du salarié sur le Registre Unique du Personnel.

Ce registre doit être tenu par l’employeur et conservé dans l’entreprise.

 

  • Etablissement du contrat de travail.

 

  • En cas d’embauche de salarié hors UE, vérifier que la mention “ SALARIE ” figure sur sa carte de séjour ou de résident.

 

  • Tenir à la disposition du personnel :
    • un exemplaire de la convention collective correspondant à l’activité de l’entreprise
    • l’affichage réglementaire

 

  • Affiliation obligatoire aux caisses de frais de santé ainsi qu’aux caisse de retraite, prévoyance et congés payés.

Il est nécessaire d’informer les salariés des contrats de retraite supplémentaire, de prévoyance complémentaire et de mutuelle en place dans l’entreprise, obligatoire au 01/01/2016.

 

  • Faire procéder à la visite médicale d’embauche au plus tard avant l’expiration de la période d’essai (y compris lors de l’embauche temporaire d’étudiant) et aux visites périodiques tous les deux ans (sauf pour les postes à surveillance renforcée au plus tard au bout de 12 mois, sans préjudice d’une durée inférieure prévue par une réglementation spéciale).

 

  • Etablissement d’un entretien individuel annuel obligatoire lors de la reprise suite à un congé maternité, parental, longue maladie tel que prévu par les dispositions règlementaires.

Quel que soit l’effectif, un entretien individuel est obligatoire tous les 2 ans dans le cadre de la formation professionnelle (CPE : Compte Personnel de Formation).

Les seniors (à partir de 45 ans), doivent faire l’objet d’un entretien professionnel de seconde partie de carrière tous les 5 ans.

 

Les affichages obligatoires

Dès le 1er salarié :

Type d’information

Contenu

Service médical du travail et services secours d’urgence

Adresse et numéro de téléphone du médecin du travail et des services de secours d’urgence.

Inspection du Travail

Adresse et Téléphone de l’Inspecteur du Travail.

Convention ou accord collectif applicable à l’entreprise

Référence de la convention collective et indication des modalités d’accès à celle-ci.

Horaires de travail & durée de repos

 

Congés payés

Période de prise des congés.

Dispositions pénales relatives à la non-discrimination

Texte des articles 225-1 à 225-4 du Code Pénal.

Egalité professionnelle et salariale entre hommes et femmes

Articles L3221-1 à L3221.7 du Code du Travail.

Document unique d’évaluation des risques

Modalités d’accès au document unique et aux mises à jour annuelles.

Lutte contre le harcèlement moral et sexuel

Texte des articles 222-33-2 et 222-33 du Code Pénal.

Interdiction de fumer

 

Consigne de sécurité et d’incendie

Nom des responsables du matériel de secours et des personnes chargées d’organiser l’évacuation en cas d’incendie. Consigne incendie en cas d’accident électrique.

Priorité de réembauche

Liste des postes disponibles dans l’entreprise.

 

En fonction de l’effectif :

Nombre de salariés

Type d’information

Contenu

A partir de 11 salariés

Elections des représentants du personnel (tous les 4 ans)

Procédure de l’organisation de l’élection.

A partir de 20 salariés

Règlement intérieur

Règles en matière d’hygiène, de sécurité, de sanctions, etc…

A partir de 50 salariés

Comité d’entreprise

Membres du comité d’entreprise.

Comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT)

Noms des membres et l’emplacement de leur poste de travail.

Accord de participation

Information sur l’existence d’un accord et son contenu.

Accord de génération

2 volets : la négociation d'accords collectifs et une aide financière pour les entreprises de moins de 300 salariés qui recrutent un jeune en CDI et maintiennent ou recrutent un salarié âgé.

Négociation Annuelle obligatoire

 

Plan de sauvegarde de l’emploi si licenciement collectif économique (plus de 10 salariés sur 30 jours)

 

 

En cours de contrat

Vous avez l’obligation de fournir à votre salarié un bulletin de paie mensuellement (sauf cas particulier) en tenant compte du nombre d'heures effectuées par celui-ci (heures supplémentaires, absences...) et des minimas légaux et /ou conventionnels.

Dès lors que vos salariés ne suivent pas l’horaire collectif, vous devez tenir un relevé d’heures individuel et hebdomadaire et leur faire signer mensuellement.

Avec le bulletin de paie, vous devez délivrer les éventuelles annexes :

  • Compteur de repos compensateur de remplacement
  • Compteur de repos compensateur obligatoire
  • Compteur de jours de RTT

 

Vous devez respecter les clauses du contrat de travail et effectuer des avenants en cas de modifications. De même, vous devez respecter la législation sociale en matière de temps de travail, de repos hebdomadaire, de jours fériés, de congés, d'hygiène et de sécurité, de salaire minimum (SMIC ou salaire conventionnel), de durée journalière et hebdomadaire de travail, etc…

Vous avez également des obligations envers les organismes sociaux pour lesquels vous devez établir régulièrement des bordereaux de charges sociales.

En cas d’absence de votre salarié pour maladie, maternité ou paternité, vous devrez établir des attestations de salaires. Et en cas d’accident du travail, vous devrez établir une déclaration dans les 48h et prendre rendez-vous pour une visite médicale de reprise pour toutes absences d’au moins 30 jours. La visite doit avoir lieu sous 8 jours.

 

Au départ du salarié

Vous devez respecter la procédure propre à chaque type de rupture du contrat de travail (préavis, convocation, indemnités...).

Dans tous les cas de rupture, vous devrez établir un solde de tout compte, un certificat de travail et une attestation POLE EMPLOI, ainsi que des documents relatifs à la portabilité de la prévoyance et des frais de santé et les radiations aux caisses.

 

La Déclaration Sociale Nominative (DSN) : une nouvelle obligation pour les employeurs

La déclaration sociale nominative (DSN) a vocation à se substituer progressivement à la quasi-totalité des déclarations sociales périodiques. En sus de l'établissement des bulletins de salaires, il est nécéssaire de réaliser une transmission unique, mensuelle et dématérialisée des données sociales issues de la paie et ce, depuis le 1er janvier 2016.

Deux types de déclarations sont opérées dans ce cadre :

  • la DSN mensuelle pour chaque salarié permettant le calcul des charges URSSAF dans un premier temps et retraite/prévoyance au 01/01/2017 ;
  • la DSN « événementielle »  reprenant les événements survenus au cours du mois, arrêt de travail, rupture du contrat...

Après validation de la DSN il ne sera plus possible d'effectuer des modifications, notamment en termes de changement de statut d'un salarié, de durée de travail, ou d'augmentation en cours de mois.

 

 

Vous êtes...
  • Créateur / Repreneur d’entreprise
  • Chef d’entreprise
  • Profession libérale
  • AssociationAssociation
  • Artisan / Commerçant

Restez informé !

Abonnez-vous gratuitement à nos lettres d'actualité trimestrielles...

Suivez-nous !

Top